退稿是编辑最不愿意做又必须做的事。写得好，作者下次还投；写得不好，作者从此不来，还可能在网上说你几句。

退稿信的第一原则是快。拖三个月再退，比退稿本身更伤人。作者等着这篇稿子毕业、评职称、结项，时间比结果重要。

第二原则是给理由，但不给全部理由。说清主要问题在哪，一两句就够，不必把稿子批得体无完肤。常见的表述是选题与本刊近期的组稿方向不太契合，这是实话，也不伤人。

第三原则是不作假承诺。稿件质量很好只是版面有限这种话，作者听得出来是客套。真觉得好，可以说建议另投专业性更强的刊物；真觉得不行，就说方向不合。含糊其辞反而让作者反复修改再投，浪费双方时间。

第四原则是给下一手。如果稿子有潜力但不够，可以说清楚需要补什么，欢迎改后再投。这一句能给不少作者留下好印象。

有一个细节：退稿信最好由具体的编辑署名，不要用编辑部三个字。署名意味着有人对这次判断负责，作者会觉得被认真对待过。

还有一条底线：不退稿不通知。有些刊物默认三个月不回复就是不用，这在现在的环境下已经不合适了。作者有权知道结果。

写退稿信，考验的不是文笔，是分寸。